Политика конфиденциальности

Политика применяется к приложению dVoice.ai, связанным веб-страницам, учётным записям, технической поддержке и интеграциям, через которые предоставляется сервис. Термины «Компания», «MDL», «мы» и «нас» означают ТОО «MDL (МДЛ)». Термины «Пользователь» и «вы» означают врача, иного уполномоченного медицинского работника или представителя медицинской организации, использующего сервис.

Для данных учётной записи, безопасности сервиса, обращений в поддержку и собственных технических операций Компания выступает собственником и (или) оператором базы персональных данных в пределах, установленных применимым законодательством. В отношении аудио, сведений о пациенте, транскрипции, черновика и подтверждённой медицинской записи медицинская организация обычно определяет цели и правовые основания обработки, а Компания обрабатывает такие данные по её поручению и в соответствии с договором. Конкретное распределение ролей может быть уточнено договором с медицинской организацией.

This Policy applies to the dVoice.ai application, related web pages, accounts, technical support, and integrations through which the service is provided. The terms "Company", "MDL", "we", and "us" mean MDL LLP. The terms "User" and "you" mean a doctor, another authorized healthcare professional, or a representative of a medical organization using the service.

For account data, service security, support requests, and its own technical operations, the Company acts as the owner and/or operator of the personal data database to the extent provided by applicable law. For audio, patient information, transcripts, drafts, and confirmed medical records, the medical organization generally determines the purposes and lawful grounds of processing, while the Company processes such data on its instructions and under the applicable agreement. The specific allocation of roles may be further defined in an agreement with the medical organization.

Оператор: ТОО «MDL (МДЛ)», БИН 210740022534. Адрес: Республика Казахстан, г. Алматы, Алмалинский район, ул. Жарокова, 39А, индекс A05D6G7. По вопросам конфиденциальности, доступа, исправления или удаления данных можно обратиться через раздел поддержки в приложении dVoice.ai либо направить письменное обращение по указанному адресу.

Operator: MDL LLP, Business Identification Number 210740022534. Address: 39A Zharokov Street, Almaly District, Almaty, A05D6G7, Republic of Kazakhstan. For privacy, access, correction, or deletion requests, you may use the support section in the dVoice.ai application or send a written request to the address above.

Запись начинается только после явного действия Пользователя и предоставления системного разрешения на доступ к микрофону. Приложение не предназначено для скрытой, постоянной или фоновой записи. Пользователь может остановить запись до отправки на обработку и, если функция доступна, удалить незавершённую запись.

После запуска Пользователем аудио передаётся по защищённому соединению для временной технической обработки: распознавания речи, формирования транскрипции и подготовки структурированного черновика медицинской записи. Черновик отображается врачу для проверки, исправления и подтверждения. До такого подтверждения результат не должен рассматриваться как окончательная медицинская запись.

Recording starts only after an explicit action by the User and after the operating system grants microphone permission. The application is not designed for covert, continuous, or background recording. The User may stop a recording before it is submitted for processing and, where the feature is available, delete an unfinished recording.

After the User starts processing, audio is transmitted over a secure connection for temporary technical processing: speech recognition, transcript generation, and preparation of a structured draft medical record. The draft is shown to the doctor for review, correction, and confirmation. Until it is confirmed, the result must not be treated as a final medical record.

Данные врача и медицинской организации могут включать имя, рабочие контактные данные, должность, специальность, идентификатор сотрудника или организации, сведения об авторизации, настройки профиля и права доступа.

Аудио- и медицинский контент может включать голос врача и, если это допускается выбранным сценарием и законом, голос иных лиц; сведения о жалобах, анамнезе, осмотре, результатах исследований, медицинских выводах и плане ведения; транскрипцию; структурированный черновик; исправления и подтверждения врача. Если Пользователь вводит или произносит идентификаторы пациента, могут обрабатываться фамилия, имя, дата рождения, номер медицинской карты, внутренний идентификатор медицинской информационной системы и иные сведения, необходимые для однозначного сопоставления записи.

Технические данные могут включать IP-адрес, модель устройства, операционную систему, версию приложения, язык, часовой пояс, сетевые параметры, идентификатор сеанса, журналы ошибок, событий безопасности и производительности. Мы также обрабатываем содержание обращений в поддержку и сведения, необходимые для диагностики проблемы.

Основной функционал dVoice.ai не требует доступа к адресной книге или точной геолокации и не использует медицинские данные для рекламы. Если в будущем появится функция, требующая иной категории данных, до её использования будет предоставлено отдельное понятное уведомление и, когда требуется, запрошено согласие.

Doctor and medical organization data may include name, work contact details, position, specialty, employee or organization identifier, authentication information, profile settings, and access rights.

Audio and medical content may include the doctor's voice and, where permitted by the selected workflow and applicable law, the voice of other persons; information about complaints, medical history, examination, test results, clinical findings, and the care plan; the transcript; the structured draft; and the doctor's corrections and confirmation. If the User enters or dictates patient identifiers, the data may include name, date of birth, medical record number, an internal medical information system identifier, and other information necessary to match the record accurately.

Technical data may include IP address, device model, operating system, application version, language, time zone, network parameters, session identifier, and error, security, and performance logs. We also process the contents of support requests and information required to diagnose an issue.

The core dVoice.ai functionality does not require access to the address book or precise location and does not use medical data for advertising. If a future feature requires another category of data, a separate clear notice will be provided and consent will be requested where required before the feature is used.

Мы получаем данные непосредственно от Пользователя во время регистрации, диктовки, редактирования черновика и обращения в поддержку; от медицинской организации, предоставившей Пользователю доступ; автоматически от устройства и приложения; а также от уполномоченных поставщиков инфраструктуры, распознавания речи, AI и информационной безопасности в пределах оказываемых ими услуг.

We receive data directly from the User during registration, dictation, draft editing, and support communications; from the medical organization that granted the User access; automatically from the device and application; and from authorized infrastructure, speech recognition, AI, and information security providers within the scope of their services.

Данные обрабатываются для создания и защиты учётной записи; предоставления записи, транскрибации и формирования черновика; отображения, редактирования, подтверждения, экспорта или передачи результата в систему медицинской организации; синхронизации, поддержки, устранения ошибок, предотвращения злоупотреблений, обеспечения безопасности, выполнения договора и законных требований.

В зависимости от контекста обработка основывается на согласии субъекта данных, необходимости исполнения договора, выполнении обязанностей в сфере здравоохранения и медицинской документации, законных интересах по защите и развитию сервиса либо ином основании, допускаемом законодательством. Медицинская организация и врач отвечают за наличие надлежащего основания для внесения в dVoice.ai сведений о пациенте и для записи голоса иных лиц.

Мы не продаём персональные, аудио- или медицинские данные. Мы не используем их для поведенческой рекламы. Аудио, транскрипции, черновики и идентификаторы пациентов не используются для обучения общедоступных моделей AI или улучшения моделей для иных клиентов без отдельного явного согласия и соответствующих договорных гарантий. Для улучшения качества сервиса могут использоваться обезличенные или агрегированные технические показатели, не позволяющие разумно идентифицировать пациента или врача.

Data is processed to create and protect an account; provide recording, transcription, and draft generation; display, edit, confirm, export, or transfer the result to the medical organization's system; provide synchronization and support; troubleshoot errors; prevent abuse; maintain security; perform contracts; and comply with lawful requirements.

Depending on the context, processing is based on the data subject's consent, performance of a contract, compliance with healthcare and medical-record obligations, legitimate interests in protecting and developing the service, or another ground permitted by law. The medical organization and the doctor are responsible for having an appropriate basis for entering patient information into dVoice.ai and for recording the voice of other persons.

We do not sell personal, audio, or medical data. We do not use it for behavioral advertising. Audio, transcripts, drafts, and patient identifiers are not used to train publicly available AI models or to improve models for other customers without separate explicit consent and appropriate contractual safeguards. De-identified or aggregated technical metrics that do not reasonably identify a patient or doctor may be used to improve service quality.

Доступ к микрофону запрашивается в момент, когда Пользователь выбирает функцию записи. Отзыв разрешения в настройках устройства прекращает доступ приложения к микрофону, но может сделать запись недоступной. Пользователь обязан соблюдать правила своей медицинской организации, профессиональную тайну и требования законодательства о записи разговоров и персональных данных.

Если во время записи может быть зафиксирована речь пациента или другого лица, Пользователь до начала записи обязан предоставить требуемое уведомление и получить согласие, когда оно требуется законом или правилами медицинской организации. dVoice.ai не должен использоваться для скрытой записи. Пользователь должен по возможности диктовать только те идентификаторы и медицинские сведения, которые необходимы для конкретной записи.

Microphone access is requested when the User selects the recording function. Revoking the permission in the device settings stops the application's access to the microphone but may make recording unavailable. The User must comply with the medical organization's rules, professional confidentiality, and laws governing voice recording and personal data.

If the speech of a patient or another person may be captured, the User must provide any required notice and obtain consent before recording where required by law or the medical organization's rules. dVoice.ai must not be used for covert recording. The User should dictate only the identifiers and medical information necessary for the specific record.

Для распознавания речи и структурирования текста могут применяться модели машинного обучения и AI, включая сервисы уполномоченных подрядчиков. Такие технологии вероятностны и могут неверно распознать речь, пропустить сведения, объединить контексты или сформировать неточную структуру. Поэтому результат всегда является черновиком.

dVoice.ai не осуществляет полностью автоматизированное принятие решений, имеющих юридические или клинические последствия для пациента. Врач обязан прочитать, проверить и при необходимости исправить каждую часть черновика до подтверждения, включения в медицинскую документацию или использования в клинической работе.

Machine-learning and AI models, including services provided by authorized contractors, may be used for speech recognition and text structuring. These technologies are probabilistic and may misrecognize speech, omit information, combine contexts, or produce an inaccurate structure. The result is therefore always a draft.

dVoice.ai does not make solely automated decisions that have legal or clinical effects on a patient. The doctor must read, verify, and, where necessary, correct every part of the draft before confirming it, including it in the medical record, or using it in clinical work.

Доступ к данным предоставляется только в объёме, необходимом для соответствующей цели: уполномоченным сотрудникам Компании; медицинской организации, предоставившей учётную запись или получающей подтверждённую запись; поставщикам защищённого хостинга, хранения, передачи данных, распознавания речи, AI, мониторинга ошибок, технической поддержки и информационной безопасности; а также государственным органам при наличии обязательного законного требования.

Подрядчики обрабатывают данные по нашим документированным инструкциям, обязаны соблюдать конфиденциальность, применять сопоставимые меры защиты и удалять или возвращать данные после завершения услуги. Мы оцениваем их практики, включая условия использования данных AI-поставщиками, и не разрешаем продажу медицинских данных или использование их для рекламы.

Apple и Google обрабатывают данные, связанные с загрузкой приложения, учётной записью магазина, диагностикой платформы и разрешениями устройства, как самостоятельные лица в соответствии с собственными политиками. Компания не получает пароли учётных записей App Store или Google Play.

Access to data is limited to what is necessary for the relevant purpose and may be provided to authorized Company personnel; the medical organization that issued the account or receives the confirmed record; providers of secure hosting, storage, data transmission, speech recognition, AI, error monitoring, technical support, and information security; and public authorities where required by a binding lawful request.

Service providers process data under our documented instructions, must maintain confidentiality, apply comparable safeguards, and delete or return data after the service ends. We assess their practices, including AI providers' data-use terms, and do not permit the sale of medical data or its use for advertising.

Apple and Google process data relating to application downloads, store accounts, platform diagnostics, and device permissions independently under their own policies. The Company does not receive App Store or Google Play account passwords.

Сбор, накопление и хранение персональных данных граждан Республики Казахстан осуществляются с соблюдением требований законодательства Республики Казахстан, включая применимые требования к размещению базы данных. Если для работы распознавания речи, AI, резервирования или поддержки требуется передача данных в другую страну, такая передача осуществляется только при наличии правового основания и надлежащих договорных, организационных и технических гарантий.

При выборе подрядчика учитываются место обработки, характер медицинских данных, режим конфиденциальности и доступные механизмы удаления. Когда закон требует отдельного согласия на трансграничную передачу, оно запрашивается до такой передачи либо передача не производится.

The collection, accumulation, and storage of personal data of citizens of the Republic of Kazakhstan are carried out in accordance with Kazakhstan law, including applicable database-location requirements. If speech recognition, AI, backup, or support requires a transfer to another country, the transfer takes place only where there is a lawful basis and appropriate contractual, organizational, and technical safeguards.

When selecting a provider, we consider the processing location, the nature of the medical data, confidentiality requirements, and available deletion mechanisms. Where the law requires separate consent for a cross-border transfer, consent is obtained before the transfer or the transfer is not made.

Необработанное аудио не предназначено для постоянного хранения. По умолчанию оно хранится только на время формирования транскрипции и черновика и автоматически удаляется из активной среды после успешного завершения операции, но не позднее 24 часов с момента загрузки. Если операция не завершена, временная копия удаляется не позднее 24 часов, если Пользователь повторно не запустит обработку. Более длительное хранение возможно только при отдельной явно выбранной функции, обязательном законном требовании или расследовании инцидента безопасности.

Транскрипция и структурированный черновик хранятся в рабочем пространстве до подтверждения, экспорта или удаления Пользователем и по умолчанию автоматически удаляются не позднее 30 дней после создания, если договор с медицинской организацией или закон не устанавливает другой срок. После передачи подтверждённой записи в систему медицинской организации дальнейшие сроки хранения такой записи определяются медицинской организацией и требованиями к медицинской документации.

Данные учётной записи хранятся в течение срока её действия и удаляются или обезличиваются в течение 30 дней после удаления учётной записи, кроме данных, которые необходимо сохранить по закону или для разрешения спора. Журналы безопасности могут храниться до 12 месяцев. Резервные копии удалённых данных последовательно перезаписываются в рамках обычного цикла, как правило, в течение 30 дней.

Raw audio is not intended for permanent storage. By default, it is retained only while the transcript and draft are generated and is automatically deleted from the active environment after successful completion, and in any event no later than 24 hours after upload. If processing is not completed, the temporary copy is deleted within 24 hours unless the User starts processing again. Longer retention is permitted only for a separately and expressly selected feature, a binding legal requirement, or a security incident investigation.

The transcript and structured draft remain in the workspace until the User confirms, exports, or deletes them and are automatically deleted by default no later than 30 days after creation, unless an agreement with the medical organization or applicable law requires a different period. After a confirmed record is transferred to the medical organization's system, further retention is determined by the medical organization and medical-record requirements.

Account data is retained while the account is active and is deleted or de-identified within 30 days after account deletion, except for data that must be retained by law or to resolve a dispute. Security logs may be retained for up to 12 months. Deleted data in backups is progressively overwritten in the ordinary backup cycle, generally within 30 days.

В пределах, установленных законом, субъект данных может запросить сведения об обработке, доступ и копию данных, исправление, дополнение, блокирование или удаление, отозвать согласие, возразить против определённой обработки, потребовать ограничения обработки и получить данные в переносимом формате. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной до отзыва, и может ограничить доступность функций, которым эти данные необходимы.

Пользователь может удалить отдельный черновик через доступные элементы управления и может запросить удаление учётной записи и связанных данных через настройки учётной записи или раздел поддержки в приложении. Также можно направить письменное обращение по адресу Компании. Для защиты медицинской тайны мы вправе запросить подтверждение личности и полномочий. Запрос исполняется без неоправданной задержки, обычно в течение 30 календарных дней, если закон не устанавливает иной срок.

Если данные контролируются медицинской организацией, мы можем передать запрос этой организации или исполнить его по её документированному указанию. Некоторые данные нельзя удалить немедленно, если их хранение требуется законом, необходимо для защиты прав в споре или относится к медицинской документации, которую обязана хранить медицинская организация.

To the extent provided by law, a data subject may request information about processing, access and a copy of data, correction, supplementation, blocking or deletion, withdraw consent, object to certain processing, request restriction, and receive data in a portable format. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before withdrawal and may limit features that require the relevant data.

A User may delete an individual draft through the available controls and may request deletion of the account and associated data through account settings or the in-app support section. A written request may also be sent to the Company's address. To protect medical confidentiality, we may require verification of identity and authority. Requests are handled without undue delay, generally within 30 calendar days, unless applicable law provides another period.

If data is controlled by a medical organization, we may forward the request to that organization or act on its documented instruction. Some data cannot be deleted immediately where retention is required by law, is necessary to protect rights in a dispute, or forms part of medical records that the medical organization must retain.

Мы применяем административные, организационные и технические меры, соответствующие характеру медицинских данных и риску: шифрование при передаче и, где применимо, при хранении; разграничение доступа по ролям; принцип минимально необходимых прав; многофакторную защиту административного доступа; журналирование; резервирование; проверку подрядчиков; обязательства о конфиденциальности; управление уязвимостями и реагирование на инциденты.

Ни один способ передачи или хранения не обеспечивает абсолютную безопасность. Пользователь обязан защищать устройство и учётные данные, не передавать доступ третьим лицам, устанавливать обновления и немедленно сообщать о подозрении на компрометацию. При инциденте мы принимаем меры по его локализации и уведомляем затронутых лиц и уполномоченные органы, когда этого требует закон.

We apply administrative, organizational, and technical safeguards appropriate to the nature of medical data and the risk, including encryption in transit and, where applicable, at rest; role-based access; least-privilege controls; multi-factor protection for administrative access; logging; backups; provider review; confidentiality obligations; vulnerability management; and incident response.

No transmission or storage method can provide absolute security. The User must protect the device and credentials, not share access with third parties, install updates, and promptly report suspected compromise. In the event of an incident, we take steps to contain it and notify affected persons and competent authorities where required by law.

Приложение может использовать защищённые токены, локальные настройки и минимальную техническую аналитику для входа, сохранения предпочтений, измерения надёжности и выявления ошибок. Такая аналитика не предназначена для рекламы и по возможности отделяется от медицинского контента. Если используются сторонние SDK, их обработка включается в раскрытия App Store и Google Play и ограничивается настоящей Политикой и договором.

The application may use secure tokens, local settings, and minimal technical analytics for sign-in, preference storage, reliability measurement, and error detection. This analytics is not used for advertising and is separated from medical content where possible. Where third-party SDKs are used, their processing is included in App Store and Google Play disclosures and is limited by this Policy and contract.

dVoice.ai не предназначен для самостоятельного использования пациентами или лицами младше 18 лет. Данные несовершеннолетнего пациента могут быть внесены только уполномоченным медицинским работником при наличии основания, предусмотренного законом и правилами медицинской организации, включая необходимое согласие законного представителя.

dVoice.ai is not intended for independent use by patients or persons under 18. Data relating to a minor patient may be entered only by an authorized healthcare professional on a ground permitted by law and the medical organization's rules, including any required consent of a legal representative.

Мы можем обновлять Политику при изменении функций, подрядчиков или законодательства. Актуальная версия публикуется на общедоступной странице и доступна из приложения. О существенных изменениях, влияющих на медицинские данные, цели обработки или получателей, мы уведомим в приложении или иным доступным способом до вступления изменений в силу, когда это требуется.

Если субъект данных считает, что его права нарушены, он может обратиться к Компании, в медицинскую организацию, являющуюся ответственным лицом по конкретной записи, либо подать жалобу в уполномоченный орган по защите персональных данных или суд в соответствии с применимым законодательством.

We may update this Policy when features, providers, or laws change. The current version is published on a publicly accessible page and is available from the application. Where required, we will notify Users in the application or by another available method before material changes affecting medical data, processing purposes, or recipients take effect.

If a data subject believes that their rights have been infringed, they may contact the Company, the medical organization responsible for the relevant record, or lodge a complaint with the competent data protection authority or a court in accordance with applicable law.